计算机学院2014级

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《计算机学院学生科研经费使用指引》

2017-11-30 20:32:21 计算机学院2014级 阅读

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2017年11月更新版本

 

        为了方便同学们申请及使用学院学生科研竞赛参赛经费、科研竞赛组织工作经费和学生科研立项资助经费,在严格执行学校财务规定的同埋,提高工作效率,现将学生使用科研经费的相关工作列出以下指引。

        本指引仅提供参考,以学校财务处的意见为准。

        ● 第一部分 经费管理与审批

        ● 第二部分 报销票据和材料的准备与检查

        ● 第三部分 报销流程

        ● 第四部分 借款

        ● 第五部分 示范

 

第一部分 经费管理与审批


经费管理

        学校的经费(包括所有的经费)都是按国家、省和学校的相关规章制度进行管理,由学校财务处统一进行管理,具体的管理法规可查看财务处公布的规章制度。

        点击这里查看学校财务处的管理规定

        重要提示:学校的财务制度严格执行国家、省相关的规定,非常复杂,如不按规定执行可能会导致经费无法报销、无法申请用使用,建议如有任何不清晰的地方,先咨询指导教师后使用。

        ● 1. 所有的经费开支,都需要合法的发票(有税务局公章和开票单位发票专用章)作为报销凭据,收据等不得作为报销凭证;

        ● 2. 大额经费(1000元以上)原则上需要通过银行操作(转账或支票),如涉及大额经费开支,需要与老师进行沟通处理;

        ● 3.涉外开支,如出国、出境参赛等,需要按规定到学校国际交流合作处进行报批,否则提供的票据无效,不给予报销国外(境外)票据;

        ● 4. 提供的发票的付款人应该是“华南师范大学”,不能多一字,也不能少一字;

        根据国家税务局有关发票开具的要求,我校向销货方索取发票时需要提供相关税务登记信息,具体要求提供的信息如下:

        (1)纳税人名称:华南师范大学

        (2)统一社会信用代码:124400004558589190

        (3)地址:广州市天河区中山大道西55号

        (4)电话:020-85211127

        (5)开户行名称:工行广州高新技术开发区支行

        (6)开户银行账号:3602008109000386071

         备注:2016年三证合一后,我校已启用统一社会信用代码取代原纳税人识别号。

        ● 5. 发票最好上有详细的货名、单位、单价、数量等信息,如没有,则需要提供送货单或购物清单;否则,不一定能通过学校财务处的审查;

        ● 6. 所有开支须使用公务卡(教职工)或银行卡(学生学费卡)进行开支,在报销时附上本人签名的POS单,如因网购等无法提供POS单的,可以打印网上银行电子对账单(须包括卡号、消费时间、消费金额等信息);快递费、公交车费等目前的确无法刷卡开支的除外;

        ● 7. 如发票上的内容有“附清单”字样,则须附上发票出具方提供的购物清单或购物小票;

        ● 8. 发票的列支内容应该是符合工作需要的开支,并符合工作开展的常理;

        ● 9.采购以下物资,须走政府采购流程,不得自行购买:打印耗材、纸张、500元及以上的设备仪器、电脑、手机等;

        ● 10. 如网上购物出具广州市以外的发票,请打印订单页面并附上;

        ● 11. 发票的有效期为自开出之日起18个月,逾期无效;每张发票的背面须有两个人的签字,其中一人应为指导教师。

 

经费的审批与使用

        ●学科竞赛参赛费用审批

        一、学生申请经学科竞赛参赛费用实行提前7个工作日完成审批,按“按需审批,标准控制、节约使用”的原则进行办理。

        二、学生参加学科竞赛可申请的费用包括:交通费、参赛费、住宿费及其它可能需要的费用。

        三、学生申请及使用这一经费的标准按学校差旅费管理规定(点击这里查看学校差旅费管理规定)执行,大体如下:

        1. 交通费(市内交通):包括本市和目的地所在城市,学生仅报销公共交通费用,包括公交、地铁,原则上学生不报销的士费;

        2. 交通费(城市间交通):如广州到当地有直达的火车,则按直达火车的硬座/硬卧或高铁/ 动车二等座为最高标准,凭据报销;如当地没有直达火车,则可按转转乘火车的硬座/硬卧或高铁/ 动车二等座为最高标准,凭据报销

        3. 参赛费:凭主办方的公文为标准进行申请,报销时提交比赛的邀请函或比赛通知等注明缴费标准、盖有公章的纸质文件;

        4. 住宿费:学生每人每天按以下不城市的最高标准,凭据报销:北京、上海、三亚最高标准:500元,江苏、福建、广东、云南、杭州、郑州、成都:450人,其他地区(城市)380元。

        5. 伙食费:学生原则上不计发伙食补助费;

        6. 其它费用:根据实际需要进行申请,如可能存在的保险费等。

        四、学生参加学科竞赛参赛费申请流程:

        1. 在线登记申请表(点击这里在线登记参赛费申请 );

        2. 下载、填写、打印申请表(点击这里下载打印版申请表 );

        3. 将纸质的申请表交到学院123室陈国球老师处登记,然后到教学副院长处审批(院楼124室,曾院长);

        4. 将审批后的表格交回学院123室陈国球老师处。       

 

        ● 学生课外科研立项项目经费审批与使用

         一、本条所指的学生课外科研立项项目经费,包括大学生创新创业训练计划项目、金种子挑战杯培育项目、学生一般课外科研立项项目;

        二、学生课外科研立项项目经费的使用,勿须得学院的提前审批,在资助经费额度内凭据报销;

        三、资助额度的下达按学院正式公布的公文为准;

        四、所有的开支须符合财务管理规定,否则不予报销,如有不清楚的地方,请咨询指导教师。

        提示1:学生课室科研立项经费由学生进行使用,指导教师不能进行使用

        提示2:课题经费使用后立即报销,不要等到题后再报销,建议定期汇总报销

        提示3:结题后当学期须完成所有的报销,否则须进行登记、审批同意(结题时的当学期无法完成所有报销,请点击这里进行登记备案

 

        ●校内学生科技创新竞赛和活动组织经费审批

        一、我院学生组织举行校内科技创新竞赛和活动,实行经费提前审批原则;

        二、组织举行校内科技创新竞赛和活动所需经费审批按以下流程执行:

        1. 在线登记申请表(点击这里在线登记活动组织费申请);

        2. 下载、填写、打印申请表(点击下载打印版本申请表);

        3. 将纸质的申请表交到学院123室陈国球老师处登记,然后到教学副院长处审批(院楼124室,曾院长);

        4. 将审批后的表格交回学院123室陈国球老师处。

 

第二部分 报销票据和材料的准备与检查


票据粘贴与签字

        ● 按本指引第一部分的经费管理要求,清点票据,并将同一张发票的刷卡单、可能需要的其它文件列好,粘贴在同一张粘贴单上,粘贴单可在学院110办公室领取;

        ● 粘贴发票时,发票须严格按财务处的要求进行粘贴(点击这里下载财务处发票粘贴演示PPT),第一次黏贴时可先向教师进行咨询,注意事项如下:

        (1)小张在下面,大张在上面;

        (2)不能超出粘贴单边缘与粘贴线;

        (3)粘贴好之后应该能查看所有的文本信息和印章信息,包括日期、金额、项目、单位名称、公章等。

        (4)票据尺寸大于粘贴单的,应对齐粘贴单的上边(或下边),另一边折叠调整在粘贴单内。

        (5)票据数量较少时可按内容及类别依次粘贴在同一张粘贴单上。

        (6)票据数量较多时,先按业务类型进行分类,如:图书报刊、办公用品、印刷费、邮电费、实验材料、业务费、差旅费等;同一业务类型的发票宜粘贴在同一粘贴单上。

        (7)出差期间产生的各项费用的票据,应统一归集到当次差旅业务中进行报销(如数量较多可在多张粘贴单中粘贴),如在出差地的市内交通车票、住宿费及因公零星购物发票等,必须跟随往返交通票才准予报销,如有特殊情况须出示情况说明文件。

        (8)粘贴好之后的发票应该平整,不能导致某一部分或角落拱起,方便装订。

        ●签字:在所有的发票的背面,使用黑色签字笔或钢笔,签上经手人和核对人的名字,经手人是该交易的发生人,核对人如是学生组织则为其负责人,如是科研项目则为指导教师。

部分发票可能背面涂黑无法签字,这时请在正面的空白处签字。


票据分类、清点与在线登记

         ● 将票据按以下表格进行分类;

非差旅开支差旅开支

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        ●按以上分类清点、记录票据的张数与金额,张数仅指发票,其它附件不需要计入张数。

        ●在线登记报销明细(点击这里在线登记报销明细);

 

第三部分 报销流程


● 第一步       按要求进行票据粘贴,准备好其它需要的文件和材料;

● 第二步       按要求在每张票据上签字;

● 第三步       按要求进行在线登记报销明细;

● 第四步       携带票据到学院学生创新创业中心负责教师(院楼123室陈老师)处进行审查,现场录入财务系统,打印报销单与签字;

● 第五步       携带票据、报销单到学院主管教学的副院长(院楼124曾院长)处进行审批;

● 第六步       携带报销单到院楼110办公室加盖学院公章;

● 第七步       将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅,扫描并投递;

● 第八步       该项经费的报销结果直接进入在线登记时填写的帐户,请注意查收。如已事先借款,则会直接冲掉借款记录。

 提示:请严格按以上流程进行报销,不按流程进行可能会导致报销无法完成。

 

第四部分  借款


        ●如因工作或科研需要,可以在工作预算或立项经费范围内向学校借款,借款须提前至少7个工作日办理;

        ●如有指导教师同行则原则上不办理借款,由指导教师用公务卡进行提前消费;

        ●借款的使用须符合学校财务管理规定,并按期还款;毕业前没有履行还款手续的,按毕业资格审查没有通过处理。

        ●如需借款,请按以下流程办理:

          第一步   进行工作预算,如有指导教师,该预算须经指导教师认可;

          第二步   在线进行借款登记(点击这里在线进行借款登记);

          第三步   到学生创新创业负责教师处办理借款手续,并现场打印借款单;

          第四步   将借款单交由指导教师进行签字;

          第五步   携带借款单到学院主管教学的副院长(院楼124曾院长)处进行审批;

          第六步   携带借款单到院楼110办公室加盖学院公章;

          第七步   将已经盖章的借款单到学校行政楼财务处报账大厅,扫描并投递;

          第八步   该笔借款直接进入在线登记时填写的帐户,请注意(提醒对方)查收;

          第九步   在预约冲账时间之前,完成借款报销。

  

 

第五部分 示范

  案例示范一:外出参赛

        2015年学院ACM协会组织张三等三名同学到北京大学参加ACM/ICPC亚洲大陆赛区北京赛区比赛的财务工作流程

        ● 第一步  提前7个工作日完成工作准备

        1. 按本指引第一部分的内容,办理经费使用审批;

        2. 购买保险(可自行上网购买短期旅游险);

        3. 签署自愿参加活动的声明(由于该项活动是外出活动,需要告知家长,并承担相应的责任);

        ● 第二步  如有需要,提前7个工作日办理借款手续;按第四部分的流程和要求办理;

        ● 第三步  外出参赛过程中,注意收集或准备经费开支的票据和材料

        1.交通费

        三名同学是乘坐飞机去北京参加比赛,加来时是座火车回来。因此其报销的交通费包括:

            (1)三人从学校去机场的机场大巴或地铁的车票;

            (2)行程单三张、登记牌三张,如是网上购票,还需要打印订单页面和银行开支记录;

            (3)从北京机场到北京大学的公共交通(如地铁或公交)的票据;

            (4)其它的在出差地点发生的必要的市内公共交通费用的票据;

            (5)从北京大学到北京火车站的公共交通(如地铁或公交)的票据;

            (6)北京到广州的火车票三张(网上购票,还需要打印订单页面和银行开支记录);

            (7)从广州火车站到学校的公共交通(如地铁或公交)的票据。

        以上票据的报销中,飞机票只能按同路程火车票(或动车二等座)车票价格报销;如果机票价格低于同路程火车票(或动车二等座)车票价格的,可凭机票价格报销;同样,如该三名同学购买的火车票是卧铺或一等座,则参考飞机票处理。

        2.住宿费、伙食费

        按实际发生情况出具,住宿费每人每天不超过260元,须提供发票和POS单;伙食费学生不给予补贴。

        3.保险费

        这部分同学在出去之前,按学院的要求购买短期旅游意外保险,需要提供:发票、保单、投保人名单等保险公司出具的材料和银行卡使用记录。

        4.参赛费

        按组委会规定,每支参赛队伍需要交费1000元,因此,需要在交费时索取发票和比赛邀请函(盖有公章),同时提供POS单;

        如在参赛之前通过借款对公转账向对方支付参赛费,则不需要提供POS单。

        ● 第四步  结束参赛回校后工作

        1. 按本指引第一部分中的经费管理要求,检查票据、文件和其它材料是否已经齐全、正确;

        2. 按本指引第二部分要求依次完成票据的粘贴、与签字;

        3. 按本指引第二部分的要求,对票据进行分类、清点,在线填写报销明细表;

        4. 按本指引第三部分的指引,办理报销手续。

        ● 第五步     结束本项工作


 

案例示范二:组织校内科技创新竞赛

        2015年学院ACM协会组织开展华南师范大学ACM大学生程序设计竞赛工作流程

        ● 第一步  提前完成工作准备

        1. 按本指引第一部分的内容,提前7个工作日办理经费使用审批;

        2. 如需学校团委在奖状上加盖公章,则需要提前7个工作日通过指导教师向学校团委提交活动举办申请。

        ● 第二步  工作过程中,注意收集或准备经费开支的票据和材料和信息

        1.竞赛出题费

        竞赛题目由高年级同学担任,因此需要给这部分同学发放劳务费,需要提供出题学生的姓名、学号,由指导教师通过财务系统统给相关同学发放工作补助。

        2.比赛用品费

        购买奖状等费用,需要发票,最好发票上有详细的货名、单位、单价、数量等信息,如没有,则需要提供送货单或购物清单。;

        现场租用音响的发票上要写明是音响租用费,如仅提供音响的发票,可能通不过财务审查(音响为固定资产采购,须通过政府采购完成);

        3.评委费

        活动过程中,邀请专业教师担任比赛评委,需要开支评委费,标准为:两个小时以内,200元每人每次,需要提供教师工资号。

        4.场地租借费

        使用教工俱乐部,需要按标准支付租金,由于是校内非独立财政单位,通过校内转账处理,需要填写校内转账单,并对方提供账号和金额。

        ● 第四步  竞赛举办后工作

        1. 按本指引第一部分中的经费管理要求,检查票据、文件和其它材料是否已经齐全、正确;

        2. 按本指引第二部分要求依次完成票据的粘贴、与签字;

        3. 按本指引第二部分的要求,对票据进行分类、清点,在线填写报销明细表;

        4. 按本指引第三部分的指引,办理报销手续。

        ● 第五步  结束本项工作

        打印奖状、到学校团委盖公章。

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